Personaleinsatz in der Filiale planen: Arbeitszeitgesetz und Schichtmodelle

Betriebliche Eckwerte: Öffnungszeiten in planbare Arbeitszeit übersetzen

Arbeitszeit ist nach Artikel 13 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) die Zeit, in der Arbeitnehmende dem Arbeitgebenden zur Verfügung stehen. Der ordentliche Arbeitsweg zählt nicht dazu. Fällt bei Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts die Wegzeit länger aus als normal, gilt die Differenz zur normalen Wegzeit als Arbeitszeit.

Vor dem ersten Schichtentwurf sind drei betriebliche Grenzen zu prüfen: Werktage sind Montag bis Samstag. Im Einvernehmen mit den Arbeitnehmenden lässt sich die betriebliche Arbeitszeit werktags flexibel zwischen 5 und 24 Uhr festlegen. Beginn und Ende der betrieblichen Tagesarbeitszeit dürfen höchstens 17 Stunden auseinanderliegen.

Die individuelle Arbeitszeit ist einschliesslich Pausen und Überstunden auf 14 Stunden pro Tag begrenzt (Artikel 10 Absatz 3 des Arbeitsgesetzes, ArG). Öffnungszeit, Vor- und Nachbereitung, Kassenabschluss und allfällige Überzeit müssen in der Filiale in diese Spanne passen.

Tagesgrenzen für die Filialplanung

Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten als Leitplanken

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für industrielle Betriebe sowie für Büropersonal, technische und andere Angestellte – einschliesslich des Verkaufspersonals in Grossbetrieben des Detailhandels. Für alle übrigen Arbeitnehmenden gelten 50 Stunden. Der Betriebstyp der Filiale bestimmt das Wochenbudget.

Artikel 9 ArG und Artikel 2 ArGV 1 sind die massgebenden Normen für die wöchentliche Höchstarbeitszeit. Sie unterscheiden zwischen 45 und 50 Stunden.

Bei witterungs- oder saisonbedingten Arbeitsausfällen lässt sich die Höchstarbeitszeit um bis zu 4 Stunden verlängern. Bedingung: Der Wochendurchschnitt im Halbjahr bleibt gewahrt – 45 Stunden bei den einen, 50 Stunden bei den übrigen. Die Reserve ist ein Halbjahresmittel, keine dauerhaft zulässige Wochenobergrenze.

Ab mehr als 5,5 Stunden Arbeitszeit ist mindestens eine Pause von 15 Minuten zu gewähren. Im Schichtplan ist sie als reserviertes Zeitfenster einzuplanen.

Die ArGV 1 regelt die Pausen in Art. 18, die tägliche Ruhezeit in Art. 19, den wöchentlichen freien Halbtag in Art. 20 sowie den wöchentlichen Ruhetag und den Ersatzruhetag bei Arbeit an Sonn- und Feiertagen in Art. 21. Die tägliche Ruhezeit begrenzt, wie spät eine Schicht enden und wie früh die nächste beginnen darf. Freier Halbtag und Ruhetag sind jede Woche fest zu verankern.

Überzeit und Ausgleich: Reserven statt Dauerbelastung

Die ArGV 1 behandelt in Art. 22 die Verlängerung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit mit Ausgleich, in Art. 23 deren Verkürzung, in Art. 24 den Ausgleich ausfallender Arbeitszeit sowie in Art. 25 und 26 die Überzeitarbeit nach Grundsatz und Sonderfällen. Ausfallende Arbeitszeit ist deshalb nicht einfach zu streichen, sondern zu erfassen und auszugleichen.

Für witterungs- oder saisonbedingte Ausfälle steht eine Verlängerung um bis zu 4 Stunden pro Woche zur Verfügung, sofern der Halbjahresdurchschnitt die wöchentliche Höchstarbeitszeit nicht überschreitet (45 Stunden für die einen, 50 für die übrigen). Wird die Reserve nur bei akutem Bedarf ausgeschöpft, entsteht ein schwer planbarer Saldo. Werden die Ausgleichsstunden dagegen als geplante Zeitfenster in die Matrix gesetzt, verteilt sich die Belastung über das Jahr.

Statt im Ausfall kurzfristig Zusatzschichten anzuordnen, sind Ausgleichsfenster im Voraus festzulegen und mit den Betroffenen abzustimmen. Die Einsatzmatrix zeigt, welche Tage dafür freigehalten und welche Schichten in der Saison bewusst länger angesetzt werden.

Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit in der Filiale

Nacht- und Sonntagsarbeit setzt nach ArGV 1 ein dringendes Bedürfnis (Art. 27) und die Unentbehrlichkeit von Nacht- und Sonntagsarbeit (Art. 28) voraus. Beide Voraussetzungen sind betrieblich zu belegen, bevor solche Einsätze geplant werden. Ob eine Filiale sonntags öffnen darf, hängt zusätzlich von der kantonalen Ladenöffnungsregelung ab.

Ein lokales Beispiel ist Opfikon: Nach dem kantonalen Ruhetags- und Ladenöffnungsgesetz (822.4) bleiben Detailhandelsgeschäfte an öffentlichen Ruhetagen und hohen Feiertagen geschlossen; an höchstens vier öffentlichen Ruhetagen pro Jahr bewilligt die Gemeinde das Offenhalten. Die Gemeinde bewilligt die Ladenöffnung, das Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA) die Beschäftigung des Personals (opfikon.ch).

Art. 21 ArGV 1 regelt den wöchentlichen Ruhetag sowie den Ausgleich für Sonn- und Feiertagsarbeit. Wer sonntags im Verkauf arbeitet, braucht daher einen im Voraus festgelegten Ersatzruhetag. Er erscheint in der Einsatzmatrix als Sperrtag und wird nicht nachträglich vergeben.

In Uzwil gelten das Gesetz über Ruhetag und Ladenöffnung, die Verordnung zum Gesetz und das Ladenschluss-Reglement der Gemeinde; Ausnahmen bewilligt die Gemeinderatskanzlei. Das Formular ist mindestens zwei Wochen im Voraus auszufüllen; die Gebühr beträgt 30 Franken. Für Nacht- und Sonntagsarbeit von Mitarbeitenden braucht es zusätzlich eine Bewilligung des Arbeitsinspektorats St. Gallen (schule-uzwil.ch).

Am 22. April 2026 begrüsste der Bundesrat den Vorschlag der Kommission für Wirtschaft und Abgaben des Ständerates, den Kantonen statt bisher vier bis zu zwölf Sonntage pro Jahr mit bewilligungsfreier Beschäftigung in Verkaufsgeschäften zu ermöglichen. Die Kantone sollen entscheiden, ob und wie sie diese Möglichkeit umsetzen; die Schutzbestimmungen des Arbeitsgesetzes gelten auch an diesen Sonntagen (admin.ch).

Für Lernende ist der Bewilligungsweg ausdrücklich geregelt: Ausnahmen vom Nacht- und Sonntagsverbot sind grundsätzlich bewilligungspflichtig und nur zulässig, wenn sie für die Ausbildung unentbehrlich sind. Das Gesuch geht an die kantonale Behörde – bis zu 10 Nächte pro Kalenderjahr – oder an das SECO, wenn die Nachtarbeit dauernd oder regelmässig wiederkehrend ist.

Weg zur bewilligten Nacht- oder Sonntagsarbeit

Lernende und junge Mitarbeitende im Schichtplan

Für Lernende bis 18 Jahre gilt eine tägliche Höchstarbeitszeit von 9 Stunden, Überzeitarbeit und Vorholzeiten inbegriffen. Einschliesslich aller Pausen muss die gesamte Arbeitszeit in einem 12-Stunden-Rahmen liegen, der wiederum innerhalb der betrieblichen Grenzen der Tagesarbeit liegt, in der Regel von 6 Uhr bis spätestens 20 Uhr. Abendarbeit bis längstens 22 Uhr ist nur für Lernende über 16 Jahren erlaubt.

Weiter gelten eine tägliche Ruhezeit von mindestens 12 aufeinander folgenden Stunden, eine Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf höchstens 5½ Tage sowie das grundsätzliche Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit. Die Arbeitszeit der Lernenden darf nicht länger sein als die der übrigen Arbeitnehmenden und nicht länger als im Gesamtarbeitsvertrag (GAV) festgesetzt.

Berufsfachschultage sind feste Planungselemente: Ein ganzer Unterrichtstag mit mindestens 6 und höchstens 9 Lektionen inklusive Frei- und Stützkursen zählt als Arbeitstag; bei mindestens 3 bis höchstens 5 Lektionen ist von einem halben Arbeitstag auszugehen.

Für Lernende gilt die gleiche wöchentliche Höchstarbeitszeit wie für die übrigen Arbeitnehmenden: 45 Stunden für Lernende in industriellen Betrieben sowie für Büropersonal, technische und andere Lernende mit Einschluss des Verkaufspersonals in Grossbetrieben des Detailhandels; 50 Stunden für alle übrigen. Auswärtige Einsätze sind Arbeitszeit, soweit die Wegzeit die übliche übersteigt.

Schutzbestimmungen für Lernende im Schichtplan

Schichtmodelle planen: Früh-/Spätschicht und Einsatzmatrix

Ein Schichtmodell ist zulässig, wenn es gleichzeitig die betriebliche Tagesarbeitszeit (Montag bis Samstag, 5 bis 24 Uhr, Spanne höchstens 17 Stunden), die 14-Stunden-Grenze pro Person inklusive Pausen und Überzeit sowie die wöchentliche Höchstarbeitszeit einhält: 45 Stunden für Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels, Büropersonal und technische Angestellte, 50 Stunden für alle übrigen. Diese drei Grössen gehören in die Planungsdatei, bevor Schichten auf die Öffnungszeiten gelegt werden.

Für die Filialplanung kommen etwa eine Früh-/Spätschicht, ein Zweischichtbetrieb mit überlappender Übergabe, ein geteilter Dienst für getrennte Bedarfsspitzen oder ein Springereinsatz für erwartete Spitzen infrage. Das sind betriebliche Organisationsformen und keine gesetzlichen Ausnahmen. Die ArGV 1 enthält Bestimmungen zu Schichtarbeit und Schichtwechsel.

Die ArGV 1 regelt den Pikettdienst in Artikel 14 (Grundsatz) und Artikel 15 (Anrechnung an die Arbeitszeit). Für den ununterbrochenen Betrieb enthält der 5. Abschnitt die Voraussetzungen für Nacht- und Sonntagsarbeit. Beide Einsatzformen sind vor der Schichtplanung zu prüfen.

Schichten über 5,5 Stunden erhalten ein Pausenfenster von mindestens 15 Minuten.

Ein durchgerechnetes Beispiel: 5 bis 24 Uhr ergäbe 19 Stunden und überschritte die 17-Stunden-Spanne. Bei 5 Uhr Beginn endet die betriebliche Tagesarbeitszeit spätestens um 22 Uhr; bei 24 Uhr Ende beginnt sie frühestens um 7 Uhr.

Die Matrix führt Mitarbeitende als Zeilen und Kalendertage als Spalten; je Einsatz stehen Schichtbeginn und -ende, Pausenfenster, Einsatzbereich, Abwesenheiten und Ausgleichstage darin. Für die Bedarfsplanung werden pro Öffnungsabschnitt Aufgaben, erwartete Frequenz und benötigte Funktionen festgehalten; eigene Umsatz- und Frequenzprognosen helfen, die Besetzung an Spitzen anzupassen. Übergaben und Pausen sind innerhalb der vorgesehenen Schichten einzuplanen; so lässt sich die Besetzung prüfen, ohne Tagesgrenzen oder freie Tage zu verletzen.

Bei einer Früh-/Spätschicht deckt die Frühschicht Vorbereitung und frühe Öffnung ab, die Spätschicht den späten Verkauf und den Abschluss; ihre gemeinsame Besetzung wird um die erwartete Spitze gelegt. Ein geteilter Dienst kann zwei getrennte Belastungsphasen abdecken. Springereinsätze werden mit Einsatzzeit, Einsatzbereich und Pause eingetragen; in jedem Modell sind die konkreten Zeiten anschliessend gegen Tages- und Wochenlimits sowie Ruhezeiten zu prüfen.

Ausgleichstage, Ersatzruhetage und Abwesenheiten gehören als Sperrzeiten in dieselbe Matrix; separat geführt, wird doppelt geplant. Bei Lernenden sind Berufsfachschultage sowie die Nacht- und Sonntagssperre fix einzutragen.

Checkliste für die Personaleinsatzplanung

Tages- und Wochenlimits: Liegt die individuelle Arbeitszeit inklusive Pausen und Überzeit unter 14 Stunden? Liegt die betriebliche Tagesarbeitszeit zwischen 5 und 24 Uhr und die Spanne bei höchstens 17 Stunden? Ist die wöchentliche Höchstarbeitszeit eingehalten – 45 Stunden für Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels, für Büro- und technisches Personal, 50 Stunden für alle übrigen?

Pausen und Ruhezeiten: Bei mehr als 5,5 Stunden Arbeitszeit ist eine Pause von mindestens 15 Minuten reserviert. Die tägliche Ruhezeit (Art. 19 ArGV 1), der wöchentliche freie Halbtag (Art. 20) und der wöchentliche Ruhetag sowie der Ersatzruhetag, wenn an Sonn- oder Feiertagen gearbeitet wird (Art. 21), sind im Plan sichtbar.

Nacht- und Sonntagsarbeit sowie Überzeit: Sind dringendes Bedürfnis (Art. 27 ArGV 1) und Unentbehrlichkeit (Art. 28) belegt und die Bewilligungen vor dem Einsatz eingeholt? Sind Verlängerung mit Ausgleich, Verkürzung der Höchstarbeitszeit, Ausgleich ausfallender Arbeitszeit und Überzeitarbeit nach Art. 22 bis 26 ArGV 1 geregelt und im Zeitkonto nachgeführt?

Lernende: Sind 9 Stunden täglich inklusive Überzeit und Vorholzeiten, der 12-Stunden-Rahmen inklusive Pausen, 12 Stunden Ruhezeit, das Nacht- und Sonntagsverbot sowie Berufsfachschultage als ganzer oder halber Arbeitstag eingetragen? Zuständigkeit für Bewilligungen: kantonale Behörde für bis zu 10 Nächte pro Kalenderjahr, SECO für dauernde oder regelmässig wiederkehrende Nachtarbeit.

Checkliste vor der Veröffentlichung des Schichtplans