Planification du personnel en magasin : Loi sur le travail et modèles de quarts

Paramètres opérationnels : traduire les heures d’ouverture en temps de travail planifiable

Selon l’article 13 de l’Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1), le temps de travail correspond à la période durant laquelle les collaborateurs se tiennent à la disposition de l’employeur. Le trajet domicile-travail ordinaire n’en fait pas partie. Si, pour un travail effectué en dehors du lieu de travail habituel, le temps de trajet dépasse la durée normale, la différence par rapport au temps de trajet habituel est considérée comme du temps de travail.

Avant d’établir le premier planning des quarts, trois limites opérationnelles doivent être vérifiées : les jours ouvrables vont du lundi au samedi. En accord avec les collaborateurs, il est possible de définir de manière flexible les heures de travail de l’entreprise les jours ouvrables, entre 5 h et 24 h. L’écart entre le début et la fin du temps de travail journalier de l’entreprise ne doit pas dépasser 17 heures.

Le temps de travail individuel, pauses et heures supplémentaires comprises, est limité à 14 heures par jour (article 10, alinéa 3, de la Loi sur le travail, LTr). Les heures d’ouverture, la préparation et la clôture, ainsi que la clôture de caisse et d’éventuelles heures supplémentaires, doivent tenir dans cette fourchette en magasin.

Limites journalières pour la planification en magasin

Durée maximale du travail, pauses et temps de repos comme garde-fous

La durée maximale hebdomadaire du travail s’élève à 45 heures pour les entreprises industrielles ainsi que pour le personnel de bureau, technique et les autres employés – y compris le personnel de vente dans les grandes entreprises de détail. Pour tous les autres collaborateurs, elle est de 50 heures. Le type d’exploitation du magasin détermine le budget horaire hebdomadaire.

Les articles 9 LTr et 2 OLT 1 constituent les normes déterminantes pour la durée maximale hebdomadaire du travail. Ils distinguent entre 45 et 50 heures.

En cas de pertes de travail dues aux conditions météorologiques ou à la saisonnalité, la durée maximale du travail peut être prolongée jusqu’à 4 heures. Condition : la moyenne hebdomadaire sur le semestre doit être respectée – 45 heures pour les uns, 50 heures pour les autres. Cette réserve constitue une moyenne semestrielle, et non un plafond hebdomadaire durablement autorisé.

Dès que le temps de travail dépasse 5,5 heures, une pause d’au moins 15 minutes doit être accordée. Dans le planning des quarts, elle doit être intégrée comme créneau horaire réservé.

L’OLT 1 réglemente les pauses à l’art. 18, le temps de repos quotidien à l’art. 19, la demi-journée libre hebdomadaire à l’art. 20, ainsi que le jour de repos hebdomadaire et le jour de repos compensatoire en cas de travail les dimanches et jours fériés à l’art. 21. Le temps de repos quotidien limite l’heure de fin tardive d’un quart et l’heure de début précoce du suivant. La demi-journée libre et le jour de repos doivent être ancrés de manière fixe chaque semaine.

Heures supplémentaires et compensation : des réserves plutôt qu’une charge permanente

L’OLT 1 traite à l’art. 22 de la prolongation de la durée maximale hebdomadaire du travail avec compensation, à l’art. 23 de sa réduction, à l’art. 24 de la compensation du temps de travail perdu, et aux art. 25 et 26 du travail supplémentaire selon le principe général et les cas particuliers. Le temps de travail perdu ne doit donc pas simplement être supprimé, mais enregistré et compensé.

Pour les pertes dues aux conditions météorologiques ou à la saisonnalité, une prolongation allant jusqu’à 4 heures par semaine est disponible, à condition que la moyenne semestrielle ne dépasse pas la durée maximale hebdomadaire du travail (45 heures pour les uns, 50 pour les autres). Si la réserve n’est utilisée qu’en cas de besoin aigu, un solde difficilement planifiable en résulte. En revanche, si les heures de compensation sont intégrées comme créneaux horaires planifiés dans la matrice, la charge se répartit sur l’année.

Plutôt que d’ordonner des quarts supplémentaires à court terme en cas de perte, il convient de définir à l’avance les créneaux de compensation et de les coordonner avec les personnes concernées. La matrice d’affectation montre quels jours sont réservés à cet effet et quels quarts sont volontairement allongés durant la saison.

Travail de nuit, dominical et les jours fériés en magasin

Le travail de nuit et dominical suppose, selon l’OLT 1, un besoin urgent (art. 27) et l’indispensabilité du travail de nuit et dominical (art. 28). Ces deux conditions doivent être démontrées au niveau de l’entreprise avant que de telles affectations ne soient planifiées. La possibilité pour un magasin d’ouvrir le dimanche dépend en outre de la réglementation cantonale sur l’ouverture des magasins.

Un exemple local est Opfikon : Selon la loi cantonale sur le jour de repos et l’ouverture des magasins (822.4), les commerces de détail restent fermés les jours de repos publics et les jours fériés chômés ; tout au plus quatre jours de repos publics par an, la commune autorise le maintien de l’ouverture. La commune autorise l’ouverture du magasin, l’Office de l’économie et du travail (AWA) autorise l’emploi du personnel (opfikon.ch).

L’art. 21 OLT 1 réglemente le jour de repos hebdomadaire ainsi que la compensation pour le travail les dimanches et jours fériés. Quiconque travaille le dimanche dans la vente a donc besoin d’un jour de repos compensatoire fixé à l’avance. Il apparaît dans la matrice d’affectation comme jour bloqué et n’est pas attribué après coup.

À Uzwil s’appliquent la loi sur le jour de repos et l’ouverture des magasins, l’ordonnance relative à la loi et le règlement communal sur la fermeture des magasins ; les exceptions sont autorisées par la chancellerie communale. Le formulaire doit être rempli au moins deux semaines à l’avance ; la taxe s’élève à 30 francs. Pour le travail de nuit et dominical des collaborateurs, une autorisation supplémentaire de l’Inspection du travail de Saint-Gall est nécessaire (schule-uzwil.ch).

Le 22 avril 2026, le Conseil fédéral a salué la proposition de la Commission de l’économie et des redevances du Conseil des États, qui vise à permettre aux cantons d’autoriser jusqu’à douze dimanches par an avec emploi sans autorisation dans les commerces de détail, au lieu de quatre auparavant. Les cantons décideront s’ils mettent en œuvre cette possibilité et comment ; les dispositions protectrices de la Loi sur le travail s’appliquent également ces dimanches-là (admin.ch).

Pour les apprentis, la procédure d’autorisation est expressément réglementée : les dérogations à l’interdiction du travail de nuit et dominical sont en principe soumises à autorisation et ne sont admises que si elles sont indispensables à la formation. La demande est adressée à l’autorité cantonale – jusqu’à 10 nuits par année civile – ou au SECO, si le travail de nuit est permanent ou revient régulièrement.

Vers un travail de nuit ou dominical autorisé

Apprentis et jeunes collaborateurs dans le planning des quarts

Pour les apprentis âgés de moins de 18 ans, la durée maximale quotidienne du travail est de 9 heures, heures supplémentaires et heures de rattrapage comprises. Y compris toutes les pauses, le temps de travail total doit tenir dans un cadre de 12 heures, qui s’inscrit lui-même dans les limites opérationnelles du travail journalier, généralement de 6 h à 20 h au plus tard. Le travail du soir jusqu’à 22 h au plus tard n’est autorisé que pour les apprentis de plus de 16 ans.

S’appliquent en outre un temps de repos quotidien d’au moins 12 heures consécutives, une répartition du temps de travail hebdomadaire sur au maximum 5½ jours, ainsi que l’interdiction générale du travail de nuit et dominical. Le temps de travail des apprentis ne doit pas être plus long que celui des autres collaborateurs ni dépasser la durée fixée dans la convention collective de travail (CCT).

Les jours d’école professionnelle sont des éléments de planification fixes : une journée entière de cours, comprenant au moins 6 et au plus 9 leçons, y compris les cours libres et de soutien, compte comme un jour de travail ; pour au moins 3 à au plus 5 leçons, on considère qu’il s’agit d’une demi-journée de travail.

La même durée maximale hebdomadaire du travail s’applique aux apprentis qu’aux autres collaborateurs : 45 heures pour les apprentis dans les entreprises industrielles ainsi que pour le personnel de bureau, technique et les autres apprentis, y compris le personnel de vente dans les grandes entreprises de détail ; 50 heures pour tous les autres. Les missions à l’extérieur constituent du temps de travail dans la mesure où le temps de trajet dépasse la durée habituelle.

Dispositions protectrices pour les apprentis dans le planning des quarts

Planifier les modèles de quarts : quarts matin/soir et matrice d’affectation

Un modèle de quarts est admissible s’il respecte simultanément le temps de travail journalier de l’entreprise (lundi au samedi, 5 h à 24 h, écart maximal de 17 heures), la limite de 14 heures par personne, pauses et heures supplémentaires comprises, ainsi que la durée maximale hebdomadaire du travail : 45 heures pour le personnel de vente dans les grandes entreprises de détail, le personnel de bureau et technique, 50 heures pour tous les autres. Ces trois grandeurs doivent figurer dans le fichier de planification avant que les quarts ne soient calqués sur les heures d’ouverture.

Pour la planification en magasin, on peut envisager par exemple un système de quarts matin/soir, un fonctionnement en deux quarts avec chevauchement pour la transmission, un service coupé pour des pics de demande distincts ou l’utilisation de remplaçants pour les pics attendus. Il s’agit de formes d’organisation opérationnelles et non d’exceptions légales. L’OLT 1 contient des dispositions relatives au travail par équipes et au changement de quarts.

L’OLT 1 réglemente le service de piquet à l’article 14 (principe) et à l’article 15 (imputation au temps de travail). Pour l’exploitation ininterrompue, la 5e section énonce les conditions du travail de nuit et dominical. Ces deux formes d’affectation doivent être examinées avant la planification des quarts.

Les quarts dépassant 5,5 heures bénéficient d’un créneau de pause d’au moins 15 minutes.

Un exemple calculé : de 5 h à 24 h donnerait 19 heures et dépasserait l’écart de 17 heures. Avec un début à 5 h, le temps de travail journalier de l’entreprise se termine au plus tard à 22 h ; avec une fin à 24 h, il commence au plus tôt à 7 h.

La matrice liste les collaborateurs en lignes et les jours calendaires en colonnes ; pour chaque affectation, y figurent le début et la fin du quart, les créneaux de pause, le domaine d’activité, les absences et les jours de compensation. Pour la planification des besoins, les tâches, la fréquentation attendue et les fonctions requises sont consignées pour chaque plage d’ouverture ; vos propres prévisions de chiffre d’affaires et de fréquentation aident à adapter l’effectif aux pics. Les transmissions et les pauses doivent être planifiées dans les quarts prévus ; cela permet de vérifier l’effectif sans violer les limites journalières ou les jours libres.

Dans un système de quarts matin/soir, le quart du matin couvre la préparation et l’ouverture early, le quart du soir la vente tardive et la clôture ; leur effectif commun est dimensionné autour du pic attendu. Un service coupé peut couvrir deux phases de charge distinctes. Les interventions des remplaçants sont enregistrées avec l’horaire, le domaine d’activité et la pause ; dans chaque modèle, les horaires concrets doivent ensuite être vérifiés par rapport aux limites journalières et hebdomadaires ainsi qu’aux temps de repos.

Les jours de compensation, les jours de repos compensatoires et les absences figurent comme périodes bloquées dans la même matrice ; s’ils sont gérés séparément, une double planification survient. Pour les apprentis, les jours d’école professionnelle ainsi que l’interdiction de nuit et de dimanche doivent être inscrits de manière fixe.

Liste de contrôle pour la planification de l’affectation du personnel

Limites journalières et hebdomadaires : Le temps de travail individuel, pauses et heures supplémentaires comprises, est-il inférieur à 14 heures ? Le temps de travail journalier de l’entreprise se situe-t-il entre 5 h et 24 h, avec un écart maximal de 17 heures ? La durée maximale hebdomadaire du travail est-elle respectée – 45 heures pour le personnel de vente dans les grandes entreprises de détail, pour le personnel de bureau et technique, 50 heures pour tous les autres ?

Pauses et temps de repos : Pour plus de 5,5 heures de travail, une pause d’au moins 15 minutes est-elle réservée ? Le temps de repos quotidien (art. 19 OLT 1), la demi-journée libre hebdomadaire (art. 20) et le jour de repos hebdomadaire ainsi que le jour de repos compensatoire, en cas de travail les dimanches ou jours fériés (art. 21), sont-ils visibles dans le planning ?

Travail de nuit, dominical et heures supplémentaires : Le besoin urgent (art. 27 OLT 1) et l’indispensabilité (art. 28) sont-ils démontrés et les autorisations obtenues avant l’affectation ? La prolongation avec compensation, la réduction de la durée maximale du travail, la compensation du temps de travail perdu et le travail supplémentaire selon les art. 22 à 26 OLT 1 sont-ils réglementés et suivis dans le compte temps ?

Apprentis : Les 9 heures quotidiennes, heures supplémentaires et heures de rattrapage comprises, le cadre de 12 heures, pauses comprises, les 12 heures de temps de repos, l’interdiction de nuit et de dimanche ainsi que les jours d’école professionnelle comme jour entier ou demi-jour de travail sont-ils inscrits ? Compétence pour les autorisations : autorité cantonale pour jusqu’à 10 nuits par année civile, SECO pour le travail de nuit permanent ou régulièrement récurrent.

Liste de contrôle avant la publication du planning des quarts