Filialbetrieb steuern: Kennzahlen, Prozesse und Verantwortlichkeiten

Welche Kennzahlen ein Filialbetrieb wirklich braucht

Kennzahlen messen Leistung und Effizienz eines Betriebs. Sie bilden Umsatz, Kosten und Rentabilität ab und zeigen, ob laufende Rechnungen und Löhne bezahlt werden können und trotzdem Gewinn bleibt.

Kennzahlen sind quantitative Indikatoren. Sie machen finanzielle Gesundheit und operative Leistungsfähigkeit eines Betriebs messbar; ohne regelmässige Analyse fehlt die Grundlage für strategische Entscheidungen.

Welche Kennzahlen zählen, hängt von Grösse und Art des Betriebs ab. Zuerst sind eigene Ziele und Anforderungen zu klären; wer unsicher ist, holt Rat bei einer Treuhänderin, einem Treuhänder oder erfahrenen Personen aus der Branche.

Kennzahlen übersetzen komplizierte Informationen in einfache, verständliche Werte. Sie unterstützen Budgetplanung, Preisgestaltung und strategische Ausrichtung.

Als entscheidend für KMU gelten acht Kennzahlen: Umsatz, Gewinnmargen, Liquidität, Eigenkapitalrentabilität, Gesamtkapitalrentabilität, Umsatzwachstum, Kostenstruktur und Kundenakquisitionskosten (CAC). Sie decken Finanzen, Wachstum und Marketing ab.

Kundenakquisitionskosten sind nur im Verhältnis zum Customer Lifetime Value (CLV) aussagekräftig. Der CLV sollte mindestens das Dreifache der CAC betragen; das Verhältnis zeigt, ob das Geschäftsmodell skalierbar ist.

Im Filialnetz werden dieselben acht Kennzahlen für jeden Standort berechnet und nach einheitlicher Definition geführt. Erst der Vergleich unter den Standorten macht die Werte steuerbar.

Acht entscheidende Kennzahlen für KMU im Filialbetrieb

Liquidität vor Rentabilität

Ein profitabler Betrieb kann illiquide werden. Rentabilität allein genügt nicht: Die Zahlungsfähigkeit ist laufend zu überwachen.

Dafür dienen Liquiditätsgrade, etwa Grad 1 und 2. Grad 1 setzt liquide Mittel ins Verhältnis zum kurzfristigen Fremdkapital, Grad 2 bezieht zusätzlich kurzfristige Forderungen ein. So wird sichtbar, ob die fälligen Verpflichtungen jederzeit gedeckt sind.

Liquidität gehört in den festen Führungsrhythmus, nicht nur der Periodengewinn. So werden Spannungen sichtbar, bevor sie existenzbedrohend werden.

Gewinnmargen sind im Branchenvergleich zu bewerten. Eine Nettomarge von 5 Prozent kann in der einen Branche gut sein, in der anderen unzureichend.

Eigenkapitalrentabilität und Gesamtkapitalrentabilität gehören zu den acht Kennzahlen und messen die Rentabilität des eingesetzten Kapitals. Sie ergänzen die Liquiditätssicht, ersetzen sie aber nicht.

Vom Beleg zur Zahl: Datengrundlage und Rhythmus

Ohne sauber geführte Finanzen und lückenlose Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben nützt jede Kennzahlenberechnung nichts. Stimmen die zugrunde liegenden Zahlen nicht, sind auch die abgeleiteten Werte wertlos.

Der Erhebungsrhythmus wird bewusst festgelegt: wöchentlich, monatlich oder jährlich. Eine regelmässige Analyse hilft, Entwicklungen früh zu erkennen, Schwachstellen zu finden und Verbesserungsmassnahmen einzuleiten.

Ein Prozess ist eine zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Abfolge von Tätigkeiten mit einem konkreten Ergebnis. Er hat mindestens einen Lieferanten und einen Kunden sowie messbare Eingaben und Ergebnisse. Er gliedert sich in einen Hauptprozess, mehrere Teilprozesse und einzelne Prozessschritte.

Die so gewonnenen Zahlen dienen der Budgetplanung und der Preisgestaltung.

Vor jeder Kennzahlenanalyse steht die Berechnung. Sie ist meist keine grosse Herausforderung, verlangt aber, genau zu notieren, was eingenommen und was ausgegeben wird.

Kundendaten für CAC und Conversion-Tracking erfordern eine rechtskonforme Einwilligung der Betroffenen.

Filialen vergleichen, ohne Äpfel mit Birnen zu mischen

Kennzahlen dürfen nicht isoliert gelesen werden. Umsatzwachstum bei sinkender Gewinnmarge kann auf Probleme hinweisen, die eine einzelne Zahl nicht sichtbar macht.

Für alle Standorte werden einheitliche Definitionen festgelegt. Bei der Beurteilung sind Grösse und Standortfaktoren der einzelnen Filiale zu berücksichtigen.

Zielwerte brauchen eine Bezugsgrösse. Bei den Kundenakquisitionskosten dient der Customer Lifetime Value als Massstab; er soll mindestens das Dreifache der CAC betragen. Bei der Gewinnmarge dient der Branchenvergleich als Massstab.

Werte werden nur mit passenden Vergleichsgrössen aus der eigenen Branche beurteilt. Eine Marge, die in einem Geschäftsfeld gut ist, kann in einem anderen unzureichend sein.

Für den Filialvergleich werden die Werte je Standort berechnet und gegen den Durchschnitt des Netzes gestellt. Als Bezugsgrössen dienen Vergleichsdaten der eigenen Branche.

Vorteile und Risiken der zentralen Kennzahlenführung im Filialnetz

Wer misst was, wie oft – und wer handelt

Geschäftsleitung und Filialverantwortliche nutzen die Zahlen. Die Geschäftsleitung legt fest, welche Kennzahlen in welchem Rhythmus erhoben werden.

Eine Treuhand kann bei Auswahl und Interpretation der Kennzahlen unterstützen. Sie bringt Aussenansicht und fachliche Routine in den Prozess.

Der Ablauf umfasst Erhebung, Analyse und daraus abgeleitete Massnahme. Schwachstellen werden identifiziert und Verbesserungen konsequent umgesetzt.

Abläufe im Filialnetz lassen sich in vier Kategorien ordnen: Management-, Kern-, Unterstützungs- und Verbesserungsprozesse. Für das Optimierungspotenzial sind zuerst die Kernprozesse zu analysieren. Prozesse werden zusätzlich nach Objekt, Häufigkeit, Dimension und Auslöser unterschieden.

Betriebsleitende berechnen die Kennzahlen und stellen sie für die Analyse bereit. Die Vorgaben zu Auswahl und Rhythmus kommen von der Geschäftsleitung.

Der Rhythmus wird je Kennzahl festgelegt: wöchentlich, monatlich oder jährlich. Tägliche Aufmerksamkeit verlangen Liquiditätsgrad 1 und 2.

Prozess zur Erhebung und Analyse von Kennzahlen im Filialbetrieb

Standorte und Steuern: kantonale Unterschiede einplanen

In der Schweiz erheben Bund, die 26 Kantone und die Gemeinden Steuern. Jeder Kanton hat sein eigenes Steuergesetz.

Die Gemeinden erheben ihre Steuern in der Regel als Zuschläge zu den kantonalen Steuern.

Zu den wichtigsten Steuereinnahmen von Kantonen und Gemeinden zählen die direkten Steuern, insbesondere die Gewinn- und Kapitalsteuern juristischer Personen. Der Bund besteuert den Gewinn ebenfalls, jedoch weniger stark als die Kantone.

Die Kantone verfügen über eine hohe Steuerautonomie und belasten Steuerobjekte höchst unterschiedlich.

Für ein Filialnetz fallen Gewinn- und Kapitalsteuern sowie die Belastung durch kantonale und kommunale Zuschläge je nach Standort unterschiedlich aus. Sie gehören in die Standort- und Ergebnisplanung.

Die letzte Unternehmenssteuerreform ist am 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Zur Umsetzung des OECD-/G20-Projekts einer Mindeststeuer schlägt der Bundesrat eine Ergänzungssteuer vor.

Die Gemeinden erheben ihre Steuern nur, soweit der Kanton sie dazu ermächtigt. Man spricht deshalb von abgeleiteter oder delegierter Steuerhoheit.

Rund 90 Prozent der Steuereinnahmen von Kantonen und Gemeinden sind direkte Steuern. Für einen Filialbetrieb sind davon vor allem die Gewinn- und Kapitalsteuern massgebend.

2018 erzielte der Bund einen Fiskalertrag von CHF 70 Milliarden, die Kantone von CHF 48 Milliarden und die Gemeinden von CHF 30 Milliarden.

Die grössten Einnahmen des Bundes stammen aus den Verbrauchssteuern, primär der Mehrwertsteuer.

Die Finanzordnung verlängert seit Anfang 2021 das Recht, die direkte Bundessteuer und die Mehrwertsteuer bis Ende 2035 zu erheben. Ihre Grundzüge ergeben sich aus Art. 126–135 der Bundesverfassung und werden im DBG und im StHG ausgeführt.

Die Unternehmenssteuerreform von 2020 ist als Steuerreform und AHV-Finanzierung (STAF) bekannt. Sie prägt die Gewinn- und Kapitalbesteuerung juristischer Personen, die für jeden Filialstandort gilt.