Kassenbelege und Aufbewahrung: Pflichten nach OR und MWSTG

Vom Kassenbeleg zum Buchungsbeleg

Der Kassenbeleg steht nie allein: Jeder Buchungsvorgang braucht einen passenden Beleg. Der Beleg löst die Buchung aus und muss mit ihr übereinstimmen, damit sich der Geschäftsfall später nachvollziehen lässt. Fehlt er oder passt er nicht zur Buchung, ist die Buchhaltung an dieser Stelle nicht belegt.

Nach Art. 957 OR buchführungspflichtig sind Einzelfirmen, Personengesellschaften, juristische Personen sowie Vereine und Stiftungen. Die Pflicht trifft nicht nur Aktiengesellschaften. Auch Einzelunternehmen und kleine Gesellschaften mit Jahresumsatz unter 500'000 Franken müssen Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte ordnungsgemäss erfassen.

Nach Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR ist die Organisation und Ausgestaltung des Rechnungswesens eine unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrats; delegieren lässt sie sich nicht. Wer die Belegablage an eine Treuhandfirma, eine Buchhaltungssoftware oder eine Mitarbeiterin überträgt, lagert nur Arbeiten aus – nicht die Verantwortung für ein korrekt organisiertes Rechnungswesen.

Zehn Jahre – und ab wann gezählt wird

Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Bei einem kalenderjährigen Geschäftsjahr 2026 läuft sie ab dem 31. Dezember 2026 und endet zehn Jahre später.

Art. 958f OR unterscheidet nach Form: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder vergleichbar aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Die Zehnjahresfrist gilt nicht nur im Handelsrecht: Sinngemäss entsprechende Fristen ergeben sich auch aus dem Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer und aus den kantonalen Steuergesetzen. In der Praxis dürfen Geschäftsbücher und Buchungsbelege deshalb in der Regel nicht nach fünf oder sieben Jahren vernichtet werden.

Mehrwertsteuer: Belegnachweis und längere Fristen

MWST-relevante Unterlagen sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Dokumente – insbesondere zu unbeweglichen Gegenständen, zur Einlageentsteuerung oder zum Eigenverbrauch von Immobilien – gilt nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG eine Frist von bis zu 20 Jahren. Wer eine Liegenschaft im Geschäftsvermögen hält, muss das Archiv entsprechend länger auslegen.

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Echtheit und Integrität der auf Papier oder elektronisch übermittelten und aufbewahrten Daten nachweisbar sind. Im Bereich der Mehrwertsteuer kann dieser Nachweis durch elektronische Signatur oder andere Belege und Unterlagen erbracht werden, etwa Auftrags- oder Lieferscheine, Buchungssätze oder Zahlungsbelege. Wer die Rechnungsbücher nach den Grundsätzen des Handelsrechts und den Regeln der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher führt, kann die relevanten Sachverhalte damit in der Regel nachweisen.

Aufbewahrungsfristen im Überblick: Handelsrecht vs. Mehrwertsteuer

Papier, Scan oder Archivsystem: Was die GeBüV verlangt

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) regelt die zu führenden Geschäftsbücher, ihre Führung und Aufbewahrung sowie die verwendbaren Informationsträger. Für die Archivierung gelten: zehnjährige Archivierung; nachweisbare Echtheit und Verfälschungssicherheit; unveränderbarer und fälschungssicherer Nachweis des Speicherzeitpunkts; gewährleistete Lesbarkeit; Wiederherstellbarkeit innert nützlicher Frist; verschlüsselte Archivierung von Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Verantwortlich ist in erster Linie die Geschäftsleitung.

Grundsätzlich sind alle heute am Markt erhältlichen Datenträger zugelassen. Bei der Langzeitarchivierung über zehn Jahre stellen sich aber konkrete Fragen: Wie lassen sich Daten auf einem veränderbaren Datenträger integer und unveränderbar abspeichern? Wie wird vorzeitiges oder versehentliches Löschen verhindert? Wie werden die Prozesse ausreichend dokumentiert?

Diese Anforderungen sind nur mit einer geeigneten Software-Lösung zu erfüllen, deren Anschaffung und Unterhalt kostenintensiv sind. Ein KMU muss deshalb personelle und finanzielle Ressourcen einplanen – ein Grund, warum viele KMU weiterhin eine physische Ablage betreiben.

Wichtige Anforderungen an die Archivierung nach GeBüV

Papier vs. digitale Archivierung: Vor- und Nachteile

Nicht jede Quittung, aber jeder Geschäftsfall

Ins Archiv gehören nur Unterlagen, die einen Geschäftsfall oder eine Buchung belegen, etwa Offerten, Gutachten und Schreiben mit Kunden, Lieferanten oder Banken. Auch zahlreiche Personalunterlagen, insbesondere Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen, unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.

Die übrige Geschäftskorrespondenz ist nicht aufbewahrungspflichtig: Nicht jeder Brief und nicht jede E-Mail muss ins Archiv. Entscheidend ist, ob das Dokument einen Geschäftsfall oder eine Buchung belegt und damit als Buchungsbeleg dient.

Liquidation und Privatpersonen

Bei liquidierten Gesellschaften sind die Geschäftsbücher der gelöschten Gesellschaft zehn Jahre lang an einem sicheren Ort aufzubewahren. Diesen Ort bezeichnen die Liquidatoren; können sie sich nicht einigen, bezeichnet ihn das Handelsregisteramt (Art. 747 OR). Die Aufbewahrungspflicht endet damit nicht mit der Löschung im Handelsregister.

Für Privatpersonen besteht keine gesetzliche Pflicht, Unterlagen über Jahre aufzubewahren. Trotzdem ist es sinnvoll, wichtige Dokumente wie Steuerunterlagen, Verträge, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Immobilienunterlagen aufzubewahren, um Rechte zu sichern, Streitigkeiten zu klären oder Nachweise gegenüber Behörden zu erbringen.

Für rechtliche Dokumente empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren, da Forderungen nach der allgemeinen Verjährungsfrist des Obligationenrechts in der Regel innert dieser Frist verjähren. Bei Immobilien oder grösseren Investitionen ist eine längere Aufbewahrung angezeigt.