Scontrini e conservazione: obblighi secondo il CO e la Legge sull’IVA

Dallo scontrino alla giustificazione contabile

Lo scontrino non sta mai da solo: ogni operazione di registrazione necessita di una giustificazione appropriata. È il documento a dare origine alla registrazione e deve corrispondere ad essa, affinché la transazione commerciale possa essere ricostruita in un secondo momento. Se manca o non corrisponde alla registrazione, la contabilità risulta priva di giustificazione in quel punto.

Ai sensi dell’art. 957 del Codice delle obbligazioni (CO), sono tenuti alla tenuta dei libri commerciali le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche, nonché le associazioni e le fondazioni. L’obbligo non riguarda soltanto le società anonime. Anche le ditte individuali e le piccole società con un fatturato annuo inferiore a 500'000 franchi devono registrare correttamente entrate, uscite e valori patrimoniali.

Secondo l’art. 716a cpv. 1 n. 3 CO, l’organizzazione e la strutturazione della contabilità costituiscono un compito inderogabile del consiglio di amministrazione; tale responsabilità non può essere delegata. Chi affida la gestione archivistica a una società fiduciaria, a un software di contabilità o a un collaboratore, esternalizza unicamente le attività operative, ma non la responsabilità per una contabilità organizzata correttamente.

Dieci anni – e da quando si calcola il termine

Ai sensi dell’art. 958f CO, i libri commerciali, le giustificazioni contabili, il rapporto di gestione e la relazione di revisione devono essere conservati per dieci anni. Il termine decorre dalla chiusura dell’esercizio sociale. Nel caso di un esercizio coincidente con l’anno solare 2026, il periodo ha inizio il 31 dicembre 2026 e scade dieci anni dopo.

L’art. 958f CO distingue in base alla forma: il rapporto di gestione e la relazione di revisione devono essere conservati in forma scritta e firmata. I libri commerciali e le giustificazioni contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, elettronico o analogo, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni e i fatti sottostanti e possano essere resi leggibili in qualsiasi momento.

Il termine decennale non vale solo nel diritto commerciale: termini analoghi derivano anche dalla Legge federale sull’imposta federale diretta e dalle leggi fiscali cantonali. Nella pratica, pertanto, i libri commerciali e le giustificazioni contabili generalmente non possono essere distrutti dopo cinque o sette anni.

Imposta sul valore aggiunto: prova documentale e termini più lunghi

I documenti rilevanti ai fini dell’IVA devono原则上 essere conservati per dieci anni. Per determinati documenti – in particolare quelli relativi a beni immobili, alla tassazione dei conferimenti o all’autoconsumo di immobili – l’art. 70 cpv. 3 della Legge sull’imposta sul valore aggiunto (LIIVA) prevede un termine fino a 20 anni. Chi detiene un immobile nell’attivo circolante o immobilizzato deve quindi mantenere l’archivio per un periodo più lungo.

La detrazione dell’imposta precedente presuppone che l’autenticità e l’integrità dei dati trasmessi e conservati su carta o elettronicamente siano dimostrabili. Nel settore dell’IVA, questa prova può essere fornita mediante firma elettronica qualificata o altri documenti e supporti, come ordini o lettere di vettura, scritture contabili o giustificativi di pagamento. Chi tiene i libri contabili conformemente ai principi del diritto commerciale e alle norme dell’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri commerciali (OTLC) può generalmente dimostrare con essi i fatti rilevanti.

Termini di conservazione in sintesi: diritto commerciale vs. IVA

Carta, scansione o sistema di archiviazione: cosa richiede l’OTLC

L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri commerciali (OTLC) disciplina i libri da tenere, la loro gestione e conservazione, nonché i supporti informativi utilizzabili. Per l’archiviazione valgono i seguenti requisiti: conservazione decennale; autenticità dimostrabile e sicurezza contro le manipolazioni; prova inalterabile e sicura contro le falsificazioni del momento di memorizzazione; leggibilità garantita; ripristinabilità entro un termine utile; archiviazione cifrata dei dati soggetti alla protezione dei dati personali. In prima linea è responsabile la direzione aziendale.

In linea di principio, tutti i supporti dati attualmente disponibili sul mercato sono ammessi. Tuttavia, nell’archiviazione a lungo termine oltre i dieci anni sorgono domande concrete: come si possono salvare i dati su un supporto modificabile in modo integro e immodificabile? Come si previene la cancellazione prematura o accidentale? In che misura i processi sono sufficientemente documentati?

Questi requisiti possono essere soddisfatti solo con una soluzione software adeguata, il cui acquisto e mantenimento comportano costi elevati. Una PMI deve quindi pianificare risorse personali e finanziarie – motivo per cui molte PMI continuano a gestire un archivio fisico.

Requisiti importanti per l’archiviazione secondo l’OTLC

Archiviazione cartacea vs. digitale: vantaggi e svantaggi

Non ogni ricevuta, ma ogni operazione commerciale

Nell’archivio vanno inseriti solo i documenti che giustificano un’operazione commerciale o una registrazione contabile, come offerte, perizie e corrispondenza con clienti, fornitori o banche. Anche numerosi documenti del personale, in particolare quelli relativi ai salari e alle assicurazioni sociali, sono soggetti all’obbligo di conservazione decennale.

La restante corrispondenza commerciale non è soggetta all’obbligo di conservazione: non ogni lettera e non ogni e-mail deve finire in archivio. Decisivo è se il documento giustifica un’operazione commerciale o una registrazione, fungendo così da giustificazione contabile.

Liquidazione e persone private

In caso di società in liquidazione, i libri commerciali della società cancellata devono essere conservati per dieci anni in un luogo sicuro. Tale luogo viene indicato dai liquidatori; in caso di disaccordo, lo designa l’Ufficio del registro di commercio (art. 747 CO). L’obbligo di conservazione non termina quindi con la cancellazione dal registro di commercio.

Per le persone private non esiste un obbligo legale di conservare documenti per anni. Tuttavia, è consigliabile custodire documenti importanti come pratiche fiscali, contratti, fatture, giustificativi di pagamento o documenti immobiliari, al fine di tutelare i propri diritti, chiarire controversie o fornire prove alle autorità.

Per i documenti giuridici si raccomanda una conservazione di almeno dieci anni, poiché i crediti prescrivono generalmente entro questo termine secondo il termine ordinario di prescrizione del Codice delle obbligazioni. In caso di immobili o investimenti di maggiore entità, è indicata una conservazione più prolungata.