Tickets de caisse et conservation : obligations selon le CO et la LTVA

Du ticket de caisse à la pièce comptable

Le ticket de caisse ne suffit jamais à lui seul : chaque écriture comptable nécessite une pièce justificative appropriée. La pièce justificative déclenche l’écriture et doit correspondre à celle-ci afin que la transaction commerciale puisse être retracée ultérieurement. Si elle fait défaut ou ne correspond pas à l’écriture, la comptabilité n’est pas correctement étayée à ce niveau.

Selon l’art. 957 du Code des obligations (CO), les entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les personnes morales ainsi que les associations et fondations sont tenues de tenir une comptabilité. Cette obligation ne concerne pas uniquement les sociétés anonymes. Les entreprises individuelles et les petites sociétés dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 500'000 francs doivent également enregistrer correctement leurs recettes, leurs dépenses et leur patrimoine.

Conformément à l’art. 716a al. 1 ch. 3 CO, l’organisation et la conception de la comptabilité constituent une tâche inaliénable du conseil d’administration ; elle ne peut pas être déléguée. Celui qui confie le classement des pièces justificatives à une fiduciaire, à un logiciel de comptabilité ou à un collaborateur externalise uniquement les tâches opérationnelles – et non la responsabilité d’une comptabilité correctement organisée.

Dix ans – et à partir de quand le délai commence-t-il ?

Selon l’art. 958f CO, les livres commerciaux, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés pendant dix ans. Le délai commence à courir à la fin de l’exercice commercial. Pour un exercice calendaire 2026, il débute le 31 décembre 2026 et prend fin dix ans plus tard.

L’art. 958f CO distingue selon la forme : le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés sous forme écrite et signée. Les livres commerciaux et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou par un moyen comparable, à condition que la correspondance avec les transactions commerciales et les faits sous-jacents soit garantie et qu’ils puissent être rendus lisibles à tout moment.

Le délai de dix ans ne s’applique pas uniquement en droit commercial : des délais analogues découlent également de la loi fédérale sur l’impôt fédéral direct et des lois fiscales cantonales. En pratique, les livres commerciaux et les pièces comptables ne peuvent donc généralement pas être détruits après cinq ou sept ans.

Taxe sur la valeur ajoutée : preuve par les pièces et délais prolongés

Les documents pertinents pour la TVA doivent fondamentalement être conservés pendant dix ans. Pour certains documents – notamment ceux relatifs aux biens immobiliers, à la taxation de l’apport ou à l’utilisation privée de biens immobiliers – l’art. 70 al. 3 de la Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) prévoit un délai allant jusqu’à 20 ans. Toute entreprise détenant un bien immobilier dans son actif commercial doit donc conserver ses archives plus longtemps.

La déduction de la taxe préalable suppose que l’authenticité et l’intégrité des données transmises et conservées sur papier ou électroniquement soient prouvables. Dans le domaine de la TVA, cette preuve peut être apportée par une signature électronique ou d’autres pièces et documents, tels que les bons de commande ou de livraison, les écritures comptables ou les justificatifs de paiement. Celui qui tient sa comptabilité conformément aux principes du droit commercial et aux règles de l’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres commerciaux (GeBüV) peut généralement prouver les faits pertinents par ce biais.

Délais de conservation en aperçu : droit commercial vs TVA

Papier, numérisation ou système d’archivage : ce qu’exige la GeBüV

L’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres commerciaux (GeBüV) régit les livres commerciaux à tenir, leur tenue et leur conservation, ainsi que les supports d’information utilisables. Pour l’archivage, les règles suivantes s’appliquent : archivage pendant dix ans ; authenticité et protection contre la falsification démontrables ; preuve inaltérable et sécurisée contre la falsification du moment de l’enregistrement ; lisibilité garantie ; restaurabilité dans un délai utile ; archivage crypté des données soumises à la protection des données. La direction de l’entreprise est principalement responsable.

En principe, tous les supports de données disponibles sur le marché sont admis. Toutefois, l’archivage à long terme sur plus de dix ans soulève des questions concrètes : Comment stocker les données de manière intègre et inaltérable sur un support modifiable ? Comment empêcher une suppression prématurée ou accidentelle ? Comment les processus sont-ils suffisamment documentés ?

Ces exigences ne peuvent être satisfaites qu’avec une solution logicielle adaptée, dont l’acquisition et la maintenance sont coûteuses. Une PME doit donc planifier des ressources humaines et financières – une raison pour laquelle de nombreuses PME continuent de gérer un archivage physique.

Exigences importantes pour l’archivage selon la GeBüV

Archivage papier vs numérique : avantages et inconvénients

Pas chaque reçu, mais chaque transaction commerciale

Seuls les documents attestant d’une transaction commerciale ou d’une écriture comptable, tels que les offres, les expertises et la correspondance avec les clients, les fournisseurs ou les banques, doivent être archivés. De nombreux documents personnels, en particulier ceux relatifs aux salaires et aux assurances sociales, sont également soumis au délai de conservation de dix ans.

Le reste de la correspondance commerciale n’est pas soumis à l’obligation de conservation : toutes les lettres et tous les e-mails ne doivent pas être archivés. Ce qui compte, c’est de savoir si le document atteste d’une transaction commerciale ou d’une écriture comptable et sert ainsi de pièce justificative.

Liquidation et personnes privées

Pour les sociétés en liquidation, les livres commerciaux de la société radiée doivent être conservés pendant dix ans dans un lieu sûr. Ce lieu est désigné par les liquidateurs ; s’ils ne parviennent pas à s’entendre, il est désigné par l’office du registre du commerce (art. 747 CO). L’obligation de conservation ne prend donc pas fin avec la radiation au registre du commerce.

Pour les personnes privées, aucune obligation légale ne impose de conserver des documents pendant des années. Il est toutefois judicieux de conserver les documents importants tels que les dossiers fiscaux, les contrats, les factures, les justificatifs de paiement ou les documents immobiliers afin de sécuriser ses droits, de clarifier les litiges ou de fournir des preuves aux autorités.

Pour les documents juridiques, une conservation d’au moins dix ans est recommandée, car les créances prescrivent généralement dans ce délai selon le délai de prescription ordinaire du Code des obligations. Pour les biens immobiliers ou les investissements plus importants, une conservation plus longue est indiquée.